1. Persiapan & Pengantar

10 Menit

Pembukaan dan Penjelasan Aturan Main

Fasilitator Utama membuka sesi, menjelaskan tujuan Sesi 4.1: “Mencapai kesepakatan bersama tentang arti praktis dari peran baru Sinode Am sebagai fasilitator”.1 Fasilitator menjelaskan aturan main World Café:

1. Fokus pada pertanyaan kunci.

2. Sumbangkan pemikiran Anda.

3. Dengarkan untuk memahami.

4. Hubungkan ide-ide.

5. Catat gagasan kunci di kertas meja.

Semua peserta memahami tujuan (mendefinisikan persekutuan fungsional) dan cara kerja metode World Café.

2. Penyiapan Meja Diskusi

5 Menit

Pembagian Meja dan Penjelasan Pertanyaan

Peserta dibagi ke dalam beberapa kelompok kecil di meja-meja yang telah disiapkan. Setiap meja memiliki satu “Tuan Rumah Meja” (Table Host) dan satu dari tiga pertanyaan kunci yang tertulis besar di kertas alas meja 1:

• Meja A (Operasional): Bagaimana kita mengoperasionalkan model “koalisi peminat” (coalition of the willing) agar efektif namun tetap menghormati otonomi GBM? 1
• Meja B (Tata Kelola): Apa saja kriteria, mekanisme tata kelola, dan prinsip alokasi sumber daya untuk sebuah proyek kolaboratif antar-GBM? 1
• Meja C (Implikasi): Bagaimana implikasi model kepemimpinan kolaboratif ini bagi struktur BPH, kebutuhan SDM, dan model penganggaran Sinode Am? 1

Ruang diskusi siap secara fisik dan konseptual. Setiap peserta berada di meja awal mereka.

3. Diskusi Putaran 1

20 Menit

Eksplorasi Pertanyaan Awal 

Peserta (selain Tuan Rumah Meja) melakukan diskusi mendalam tentang pertanyaan di meja tersebut. Tuan Rumah Meja memfasilitasi diskusi, memastikan semua orang berbicara, dan mendorong peserta untuk menulis/menggambar ide-ide kunci di kertas meja.

Tergalinya gagasan, perspektif, dan tantangan awal secara mendalam untuk masing-masing dari tiga pertanyaan kunci.

4. Diskusi Putaran 2

20 Menit

Rotasi dan Penyerbukan Silang Ide (Cross-Pollination) 

Peserta (selain Tuan Rumah Meja) berpindah ke meja lain dengan pertanyaan yang berbeda. Tuan Rumah Meja yang baru menyambut mereka, memberikan rangkuman 2-3 menit dari diskusi putaran 1, lalu kelompok baru memperkaya diskusi dengan ide-ide dari meja mereka sebelumnya.

Terjadinya pengayaan ide di setiap meja. Peserta mulai melihat koneksi antar pertanyaan (misalnya, bagaimana “tata kelola” di Meja B memengaruhi “otonomi” di Meja A).

5. Diskusi Putaran 3

20 Menit

Rotasi Terakhir dan Pendalaman Sintesis 

Peserta melakukan rotasi terakhir ke meja yang belum mereka kunjungi. Proses yang sama (rangkuman oleh Tuan Rumah, diskusi pengayaan) diulangi.

Pemahaman peserta menjadi lebih holistik. Ide-ide yang muncul lebih matang dan terintegrasi, mencerminkan pemahaman atas ketiga dimensi reposisi struktural.

6. Panen Gagasan (Harvesting)

15 Menit

Pelaporan Pleno 

Setiap Tuan Rumah Meja mempresentasikan 3-5 wawasan, pola, atau gagasan terobosan yang paling penting dari hasil diskusi di mejanya kepada seluruh peserta. Fasilitator Utama mencatat poin-poin kunci ini di papan utama untuk dilihat bersama.

Dihasilkannya sebuah draf rangkuman kolektif yang berisi prinsip-prinsip dasar yang disepakati bersama. Rangkuman ini menjadi landasan untuk Sesi 4.2 (Merancang Tiga Mesin Kolaborasi).

Fasilitator Utama

Arsitek & Pemandu Proses

– Menjelaskan tujuan dan alur kerja World Café secara jelas. – Mengelola waktu setiap sesi dengan disiplin. – Memastikan diskusi tetap fokus dan produktif. – Mensintesiskan hasil “panen” dari semua meja menjadi satu rangkuman yang koheren.

Bertanggung jawab atas kelancaran dan efektivitas proses diskusi secara keseluruhan, memastikan semua suara didengar dan target pencapaian sesi tercapai.

Tuan Rumah Meja (Table Host)

Penjaga Alur & Memori Percakapan

– Tetap berada di satu meja selama ketiga putaran diskusi. – Menyambut anggota kelompok baru di setiap putaran. – Memberikan rangkuman singkat dari diskusi putaran sebelumnya. – Memastikan ide-ide kunci tercatat di kertas meja. – Memimpin proses sintesis akhir di mejanya dan mempresentasikannya saat sesi “panen”.

Bertanggung jawab untuk menjaga kontinuitas dan kedalaman percakapan di mejanya, serta memastikan wawasan penting dari setiap putaran tercatat dan terintegrasi.

Pimpinan Sinode Am GPI (BPHMSA)

Sponsor Visi & Peserta Strategis

– Memberikan pengantar singkat yang membingkai urgensi perubahan ke model fasilitator.1

– Berpartisipasi aktif sebagai peserta biasa, berpindah dari meja ke meja, untuk memberikan perspektif strategis.

– Mendengarkan dengan saksama masukan dan kekhawatiran dari pimpinan GBM.

Bertanggung jawab untuk menunjukkan keseriusan dalam mengadopsi model melayani dan memastikan hasil diskusi selaras dengan visi revitalisasi GPI secara keseluruhan.1

Pimpinan Sinode GBM

Suara Kontekstual & Pemilik Kebutuhan

– Memberikan masukan kritis dari perspektif kebutuhan, kapasitas, dan realitas di GBM masing-masing.

– Mengajukan pertanyaan-pertanyaan praktis mengenai implementasi model “koalisi peminat” dan penjagaan otonomi.1

– Mengevaluasi usulan kriteria dan mekanisme tata kelola (Meja B) dari sudut pandang GBM.1

Bertanggung jawab untuk memastikan model yang dirancang bersifat realistis, dapat diterima, dan benar-benar memberikan nilai tambah bagi gereja-gereja anggota, dengan tetap menjaga prinsip otonomi.

Ketua Komisi/Departemen Strategis GPI

Pakar Operasional

– Memberikan masukan praktis dan analisis mendalam untuk Meja C (Implikasi bagi struktur BPH, SDM, dan anggaran). – Menganalisis bagaimana alur kerja mereka saat ini akan berubah dalam model fasilitatif yang baru.

Bertanggung jawab untuk menjembatani antara konsep strategis dengan kelayakan implementasi operasional, memberikan pandangan ahli tentang bagaimana ide-ide besar dapat diwujudkan secara praktis.